Cette politique explique comment la Polyclinique du Lac protège vos renseignements personnels et vos renseignements de santé, conformément à la Loi 25 et à la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (Loi 5).

Responsable de la protection des renseignements

Dre Julie Lemaire, chiropraticienne et propriétaire de la clinique, est la personne responsable de la protection des renseignements personnels et des renseignements de santé et de services sociaux de la Polyclinique du Lac, tant au sens de la Loi 25 que de la Loi 5 (LRSSS).

Vous pouvez la joindre au 418 849-9566 ou par courriel à jlemaire@polycliniquedulac.com pour toute question, demande d’exercice de droit ou plainte relative à vos renseignements.

Portée de cette politique

La clinique traite deux catégories de renseignements, chacune encadrée par une loi distincte :

Renseignements personnels (RP) — coordonnées, données de navigation sur le site web, facturation. Encadrés par la Loi 25.

Renseignements de santé et de services sociaux (RSSS) — dossier clinique, antécédents, notes de suivi, imagerie. Encadrés par la Loi 5 (LRSSS).

Cette distinction détermine notamment la durée de conservation, les modalités de consentement et l’autorité à qui un incident doit être déclaré (sections ci-dessous).

Renseignements recueillis et finalités

Sur le site web (RP) : date et heure de visite, adresse IP, domaine, navigateur, pages consultées, et toute information que vous fournissez volontairement (formulaire de contact, courriel). Ces données servent à faire fonctionner le site, en mesurer l’achalandage et répondre à vos demandes.

Au dossier clinique (RSSS) : identification, coordonnées, antécédents médicaux, résultats d’examens et d’imagerie, notes de suivi. Ces renseignements sont recueillis uniquement pour :

– vous prodiguer les soins et services demandés

– tenir votre dossier patient

– la facturation

– vous communiquer les informations relatives à vos rendez-vous et à votre suivi

Consentement

Nous obtenons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels ou de santé, sauf dans les cas prévus par la loi. Lorsque des renseignements sensibles sont en cause (renseignements de santé), un consentement explicite est requis.

À l’ouverture de dossier, ce consentement vous est demandé de façon distincte de toute autre information qui vous est communiquée, conformément à la Loi 25. Vous pouvez retirer votre consentement à toute utilisation non requise par la loi.

Durée de conservation

La loi n’impose pas de durée maximale de conservation pour un dossier clinique actif : tant que les renseignements demeurent pertinents à vos soins (y compris vos antécédents et blessures passées), nous pouvons les conserver sans limite de temps, ce qui correspond à notre pratique actuelle.

Chaque professionnel de la clinique doit toutefois respecter la durée minimale de conservation prévue par les règles de son ordre professionnel; notre pratique de conservation prolongée respecte naturellement ces exigences minimales.

Vous pouvez en tout temps demander la destruction de vos renseignements. Nous y donnons suite dans la mesure où cela demeure compatible avec les obligations professionnelles de conservation applicables à votre dossier.

Les renseignements personnels recueillis via le site web (données de navigation) sont conservés 7 ans suivant leur dernière utilisation, puis détruits ou anonymisés de façon sécuritaire.

Mesures de sécurité

Nous protégeons vos renseignements par des mesures physiques, techniques et administratives adaptées à leur sensibilité, afin de prévenir tout accès non autorisé, toute utilisation impropre, toute perte ou toute atteinte à leur confidentialité. Le personnel et les professionnels associés ayant accès aux renseignements sont tenus d’en respecter la confidentialité.

Communication à des tiers

Nous ne communiquons vos renseignements à des tiers qu’avec votre consentement, sauf dans les cas où la loi nous y autorise ou nous y oblige (par exemple, une réquisition d’un tribunal).

Si vous choisissez de recevoir des communications promotionnelles d’organisations partenaires, seuls votre nom et votre adresse leur sont transmis. Vous pouvez retirer ce consentement en tout temps en écrivant à info@polycliniquedulac.com.

Incidents de confidentialité

La clinique tient un registre des incidents de confidentialité, tenu séparément pour les renseignements personnels (RP) et pour les renseignements de santé et de services sociaux (RSSS), consignant pour chaque incident : la date, sa nature, les renseignements et personnes touchés, le risque de préjudice, les mesures prises et le suivi.

Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, un avis est transmis à la Commission d’accès à l’information (pour les RP) et/ou au ministère de la Santé et des Services sociaux (pour les RSSS), ainsi qu’aux personnes concernées.

Vos droits

Vous pouvez en tout temps :

– consulter les renseignements que nous détenons à votre sujet

– en demander la correction

– retirer votre consentement à toute utilisation ou communication non requise par la loi

– demander la portabilité de vos renseignements personnels informatisés

Pour exercer ces droits, adressez-vous à Dre Julie Lemaire (coordonnées ci-dessus). Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (pour les RP) ou du ministère de la Santé et des Services sociaux (pour les RSSS).

Cookies et navigation sur le site web

Notre site utilise des témoins (cookies) pour mesurer l’achalandage de façon anonyme et améliorer votre expérience de navigation. Ces informations agrégées ne sont jamais associées individuellement à un visiteur. Vous pouvez désactiver les cookies dans les paramètres de votre navigateur si vous préférez ne pas les utiliser.

Modifications de la politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter l’évolution de nos pratiques ou de la législation. Toute modification sera affichée sur cette page avec sa date d’entrée en vigueur.

Spécifications sur l'usage et la collecte de données

En général, il vous est possible de consulter le(s) site(s) Internet de la Polyclinique du Lac sans divulguer d’informations personnelles. Toutefois, si vous visitez le(s) site(s) Internet de la Polyclinique du Lac pour lire ou télécharger des informations, nous collectons et conservons uniquement un certain nombre d’éléments reconnus automatiquement : la date et l’heure, l’adresse IP, le nom de domaine, le logiciel de navigation et le système d’exploitation utilisés (si le navigateur communique cette information), l’adresse de la page visitée (si le navigateur la fournit), l’objet demandé et l’état d’exécution de la requête. Pour plus d’informations sur ces données et les raisons pour lesquelles nous les enregistrons, veuillez consulter la page Informations reconnues et consignées automatiquement.

Cookies et autres dispositifs

Comme nous l’avons indiqué précédemment, lorsque le(s) site(s) Internet de la Polyclinique du Lac est (sont) visité(s), nous collectons des informations anonymes qui nous permettent de mieux servir nos clients. Par exemple, nous enregistrons les domaines depuis lesquels on visite le(s) site(s) Internet de la Polyclinique du Lac, et nous mesurons l’activité des visiteurs sur le(s) site(s) Internet de la Polyclinique du Lac, mais sans attenter à l’anonymat des informations. Ces informations nous servent pour mesurer le nombre d’internautes qui consultent chacune des parties du (des) site(s) Internet de la Polyclinique du Lac et à le(s) rendre plus utile aux visiteurs. Cela suppose notamment de procéder périodiquement à une analyse des rapports d’activités où sont consignés ces renseignements pour mesurer le trafic de nos serveurs, le nombre de pages visitées, le niveau de la demande de certaines pages et l’intérêt suscité par les différents sujets. Ces rapports peuvent être conservés éternellement et utilisés à tout moment et de quelque manière que ce soit afin de prévenir les atteintes à la sécurité et de préserver l’intégrité des données de nos serveurs.

Pour collecter ces informations anonymes, nous recourons à différents dispositifs, parmi lesquels les « cookies ». Un cookie est un élément de données envoyé sur votre navigateur depuis un site Internet et qui est enregistré sur votre disque dur.

Ces informations, qui ne peuvent être utilisées et analysées que sous forme agrégée, nous servent à mieux comprendre certaines tendances et certains profils d’utilisation. Elles ne sont jamais traitées individuellement. Si vous ne souhaitez pas que les informations soient utilisées, vous pouvez désactiver vos cookies.

Nous n’associons jamais les informations inscrites dans le cookie d’un visiteur donné avec d’autres renseignements individuels le concernant.

L’ensemble de notre personnel et des opérateurs qui ont accès aux données individuelles et interviennent dans leur traitement sont tenus de respecter leur confidentialité.

Sécurité

Notre préoccupation est de préserver la qualité et l’intégrité de vos informations personnelles. Les technologies et des politiques de sécurité appliquées par la Polyclinique du Lac permettent de protéger les données personnelles de nos utilisateurs contre tout accès non autorisé, toute utilisation impropre, toute altération, toute destruction malveillante ou accidentelle et toute perte involontaire de données. Nous continuerons d’améliorer nos procédures de sécurité à mesure qu’apparaîtront des technologies nouvelles. Le personnel de l’Organisation et les opérateurs qui ont accès aux données individuelles sont tenus de respecter la vie privée de nos visiteurs et la confidentialité de leurs données individuelles.

Liens

Dans tout le(s) site(s) Internet de la Polyclinique du Lac, vous trouverez des liens vers des sites Internet extérieurs. Nous attirons votre attention sur le fait que la Polyclinique du Lac n’est pas responsable de la politique de la vie privée et du contenu des sites extérieurs.

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